Digitalisierung von Auftragsprozessen zur Steigerung der Performance
Schwerpunkte: Performance-Steigerung
Unternehmen:
- Global agierende familiengeführte Unternehmensgruppe, Headquarter in Deutschland
- Mess- und Regeltechnik, Sensorik und Armaturenbau, 1 Mrd. € Umsatz, 10.000 Mitarbeiter weltweit
Verantwortung:
- Leiter Arbeitsvorbereitung eines Produktbereiches. Mit 15 Mitarbeitern verantwortlich für die tägliche Umsetzung von 1.000 Kundenauftragspositionen in Produktionsaufträge.
- Jährlich 100.000 verschiedene Produkte, davon nur 30.000 wiederkehrend.
- Variantenreiche mechanische und mechatronische Messgeräte – „configured and produced“ oder „engineered to order““.
Ausgangssituation:
Der Produktbereich war Pilot der Unternehmensgruppe bei der Einführung von Lean-Prinzipien. In der Produktion wurden schnell große Erfolge erzielt und die physische Fertigungsdurchlaufzeit konnte von 4-6 Wochen auf wenige Tage reduziert werden. In der Praxis kam dies jedoch nicht als kürzere Lieferzeit beim Kunden an, da es zu großen Problemen in der Steuerung der administrativen Prozesse kam. Versuche von Seiten der IT mit Tools im ERP-System zu unterstützen, stießen auf Widerstand der Fachabteilung.
In der Umsetzung von Kundenaufträgen zu Produktionsaufträgen gab es einen Rückstand von mehreren Wochen. Entsprechend lange erfolgte auch keine Auftragsterminierung, keine Komponentenbeschaffung und keine Auftragsbestätigung an Kunden. Schließlich wurde der Abteilungsleiter degradiert und ich als Projektleiter und neuer Abteilungsleiter eingesetzt.
Maßnahmen:
- Systematische Analyse der Prozesse und IT-Tools (diese wiesen grundlegende logische Fehler auf) und damit „Lösung“ der Konfliktsituation zwischen IT und Fachabteilung
- Einführung von KPIs, tägliches Monitoring der Rückstandssituation und Allokation von Ressourcen
- Kreative Maßnahmen, wie z.B. Einführung von „Homeoffice“ (im Jahr 2003) um zusätzliche Kapazität zu schaffen
- Redesign des Auftrags- und Materialplanungsprozesses – Umsetzung im ERP-System mit IT-Abteilung (Eigenprogrammierung von Konfigurator mit automatischer Lieferzeitermittlung)
Ergebnis:
- Reduzierung der Lieferzeit für customized Products von 4-6 Wochen auf garantierte fünf Arbeitstage
- Steigerung der Produktivität in der administrativen Auftragsbearbeitung um 40%
- Automatische Ermittlung von Preis und Lieferzeit sofort bei Auftragsanlage
- Ausrollen der entwickelten Prozesse und Tools auf die gesamte Unternehmens-Gruppe weltweit
